La progettazione delle sale riunioni e di Videoconferenza

La Progettazione delle sale riunioni e di Videoconferenza

Moltissime sono le soluzioni  di sale meeting di Videocomunicazione e presentazione  che abbiamo progettate e realizzate nel corso degli anni.
Nel progettare la sala che il cliente ci indica, valutiamo tutti gli aspetti ergonomici che rispondono alla esigenza di soddisfare la fruibilità delle sale da parte degli utenti:

Oltre alla scelta di quale apparato utilizzare per fare Videoconferenza per la quale vi rimandiamo al menù di scelta precedente, occorre dimensionare correttamente l’ambiente che si intende dedicare alla Videocomunicazione; tenendo ben presente l’ergonomia dei  sensi dell’uomo interessate a questa attività

Ergonomia delle Immagini delle persone

L’immagine della persona collegata  con voi che si riceve in videoconferenza, è bene assuma le dimensioni come se realmente essa fosse seduta al Vostro tavolo. Questo si ottiene di norma nelle sale di telepresenza perché esse vengono dimensionate identiche e rispettando proprio questo aspetto l’assunto: ” Vedere le persone come se fossero sedute la vostro tavolo allo stesso modo voi per loro“.

Nelle sale di uso generale, dove non è possibile operare sulla logistica della sala remota, si verifica che le dimensioni della persona lontana ricevuta sugli schermi sono decise da loro stessi con il loro Zoom e non sempre hanno cura di inquadrare  bene la persona che parla. Tuttavia nel progetto della sala si tiene presente solo il caso di una inquadratura corretta e quindi si dimensiona il display per le immagini in modo che simulino come se fosse realmente seduto vostro tavolo riunioni.

Ergonomia delle immagini grafiche.

Lo scopo è quello di far leggere perfettamente ad una persona seduta ad una certa distanza dal display il carattere più piccolo generabile con la risoluzione massima che si è deciso di utilizzare in sala.
Nella Videoconferenza la risoluzione della grafica è generalmente limitata alla WXGA da 1.280×800 la stessa usata per la risoluzione HD Ready a 720p.
Se la sala fosse usata anche per presentazioni dove si pensa di usare risoluzioni più alte, saranno queste a guidare nella scelta del tipo e dimensioni del display da utilizzare.
L’applicativo che abbiamo appositamente realizzato ci permette di calcolare esattamente le dimensioni degli schermi e la brillanza che debbono avere tenuto conto del tipo di illuminazione presente nella sala.

Ergonomia del suono ascoltato.

Qui si prenderà in considerazione la qualità del suono percepito in sala tenendo conto della cubatura della sale, del riverbero di ambiente e dell’eco di connessione che si introduce nelle connessioni in video ed audio conferenza.

I diffusori o barre suono si preferisce porli subito sotto il monitor ad altezza vicina a quella delle orecchie delle persone e direzionati con il fascio emettitore che operi orizzontalmente fornendo cosi un automatica schermatura verso i microfoni di sala che sono generalmente  rivolti verso l’alto con vantaggi per il funzionamento del cancellatore di eco.

Ergonomia del suono ripreso in sala.

Il parlato emesso in sala deve essere catturato dai microfoni ed inviato agli utenti remoti.
Generalmente si pongono sul tavolo unità microfoniche composte ognuna da più elementi sensori (tre o quattro) che aiutano a recepire il suono preveniente da ogni lato del tavolo in sala. Vi sono però alcuni aspetti importantissimi che vanno rispettati perché tali microfoni oltre al parlato emesso in sala, raccolgono anche l’eco di ambiente e la voce ricevuta da lontano che tenderebbe a ritornare agli utenti remoti con grave disturbo alla comprensione.

Per questo nel progetto si valutano, oltre alle dimensioni della sala, i materiali di finitura delle pareti, del soffitto e del Pavimento.
Tutti i dati inseriti nel nostro sistema di calcolo ci danno una stima preliminare della situazione.
Se si evidenza una qualche criticità si procede ad un sopraluogo per misurare sul posto il tempo di riverbero RT60 (Reverberation Time con decadimento di 60dB) che per una sala di medie dimensioni da 40/50 mq, deve restare sotto i 650ms. (millisecondi).
Se il risultato fosse peggiore di quanto richiesto si proporranno interventi correttivi nell’acustica d’ambiente, e si sceglieranno gli apparecchi diffusori del suono e di ripresa del suono che aiutino a contenere il problema.

Illuminazione della sala

Anche questo aspetto viene tenuto in considerazione in quanto si deve illuminare bene non solo il piano di lavoro come normalmente si considera ma anche il viso delle persone.

L’autorità per illuminazione americana IES ha rilasciato la   norma IESNA DG-17-05 che definisce in modo puntuale le regole che debbono essere applicate nelle sale di videoconferenza; nello specifico viene definito a 450Lux  il valore di luminosità verticale sui visi delle persone. Questo per garantire oltre ad una buona qualità, anche una certa profondità di campo ripreso senza sfocature.

L’illuminazione dovrebbe essere omogenea, con la stessa temperatura di colore ovunque (fra 3.000 e 3.500K) , sufficientemente diffusa cosi da non creare ombre decise nelle aree riprese dalla telecamera (1,5/2 rapporto di illuminazione); si deve quindi evitare la concomitanza di luce naturale con quella artificiale dato che quella naturale cambia la sua temperatura di colore nella giornata.

Rispettare il valore di UGR  Unified Glare Rating 

L’acronimo UGR viene comunemente usato per identificare e normalizzare il grado di abbagliamento luminoso di tipo MOLESTO.

I valori standard i riferimento dell’UGR sono compresi fra 10 (nessun abbagliamento) e 30 (abbagliamento considerevole).

Sono utilizzati parametri distanziati di tre unità e quindi avremo UGR: 10, 13, 16, 19, 21, 24, 27, 30.

Nel caso di una sala riunioni con presenza di Videoconferenza, occorre non superare UGR<19.

Come ridurre o limitare l’abbagliamento diretto e riflesso:

• Curare con attenzione il posizionamento delle lampade e dei posti di lavoro
• Curare la finitura delle superfici della sala e del soffitto in particolare adottando toni grigi chiari  e opachi
• Attenuare il più possibile la luminosità dei corpi illuminati ed in particolare la brillanza specifica per cmq
• Aumentare il più possibile l’area illuminate dell’apparecchio che si desidera utilizzare cosi da attenuare la brillanza per cmq.

La tabella qui a lato segnala l’indice UGR suggerita nelle diverse aree di applicazione.

Nel caso di utilizzo di corpi illuminati con tecnologia LED, occorre considerare un altro aspetto molto importate ed è la capacita antifliker della lampada.

Il problema si evidenzia quando la lampada presenta Reflesh a basso ciclo dove lo sfarfallamento della luce va a battere con il reflesh delle telecamera, creando quindi una illuminazione pulsante che disturba la qualità delle immagini.

Purtroppo questo è un dato che pochi fabbricanti dichiarano o tengono in considerazione, pertanto è bene fare prove in campo e poi decidere.

Il controllo Domotico della sala

Nella sala vi possono essere molti apparati audiovisivi che debbono essere controllati dagli utenti e per ognuno di essi esiste il proprio telecomando. Tuttavia in molti casi per semplificare la gestione della sala a persone con modeste competenze tecniche, si preferisce introdurre un sistema Domotico della sala con il quale si controllano tutti gli apparati. In genere viene inserito un   sistema controllato con un Touch screen sul quale in ragione delle scelte che si desiderano, appaiono solo i pulsanti necessari e non gli altri, semplificando cosi notevolmente il controllo della sala.
il Sistema viene progettato dai nostri tecnici e testato presso di  voi cosi da adattarlo alle vostre reali conoscenze e necessità anche utilizzando parole a voi confacenti.
Ad esempio un Registratore Video potremmo chiamarlo VCR   (videocassette recorder) oppure Registratore  oppure Videoregistratore oppure solo  Recorder o ancora VHS come una volta; sembra banale ma non lo è, meglio chiamare gli oggetti come li conoscete e individuate voi.

LA PROGETTAZIONE DELLE SALE RIUNIONI E DI VIDEOCONFERENZA 

Deve tenere conto di altri aspetti importanti come, ad esempio:  la riservatezza, la qualità dell’aria ambientale e la gradevolezza della vivibilità.

In molti casi le conversazioni che vengono dette in sala debbono restare riservate, tuttavia oggi i sistemi di intercettazione sono diventati di uso frequente e possono mettere a rischio la vostra sicurezza.
Se nella scelta degli apparati per comunicare a distanza (Codec) si preferiranno quelli che hanno la criptatura AES resta aperto il rischio delle intercettazioni ambientali. Lo strumento più comune per svelare ad altri le vostre informazioni, è utilizzare un cellulare connesso con un utente remoto mettendolo cosi  in grado di seguire l’evento. Abbiamo però strumenti che ci segnalano una attività di trasmissione in atto e che ci permettono di intervenire per tempo. Se questo rappresentasse per voi un problema segnalatecelo, i nostri specialisti per la sicurezza hanno accumulato un buona esperienza e sono dotati di strumenti di analisi che li aiutano a proporvi soluzioni adeguate sia di tipo passivi che attivo.

Il confort degli utenti presenti in sala

Ovviamente si dovrà curare il confort degli utenti i quali dovranno stare comodi e rilassati e con postura corretta per ridurre l’affaticamento e con gli strumenti che utilizzeranno per comunicare semplici, intuitivi ed a portata di mano.

La climatizzazione dell’ambiente

Si dovrà porre attenzione alla climatizzazione dell’ambiente che dovrà essere confortevole sia nella temperatura che nel grado di umidità relativa dell’aria, tenendo presente la sopraelevazione termica che possono creare gli audiovisivi collocati in sala di cui il progettista della parte audiovisiva dovrà fornire a quello termico i valori di BTU relativi.

Importante è valutare la salubrità dell’ambiente

Uno degli aspetti da valutare in una sala riunioni dove è prevista la permanenza di più persone, è l’assenza di sostanze inquinanti che possono essere assorbite dalle persone stesse.

Per questo è necessario fare un ceck-up dell’inquinamento presente in sala ma anche negli uffici a supporto della sala riunione.

Con l’utilizzo di un prodotto innovativo progettato da una giovane  azienda italiana in collaborazione con le università di Milano Bicocca e di Pisa si riescono a monitorizzare sino a 24 diverse sostanze inquinati ed a valutarne i parametri cosi da evidenziare eventuali pericolosità.

Il dispositivo NI Pro collocato nell’ambiente da monitorizzare controlla in automatico 24 parametri e provvede ad inviare i risultati al server di raccolta che provvederà al termine del test che dura circa 5 gg i report delle sostanze controllate.

Attraverso una APP scaricabile sia per Android che per iOS è possibile vedere immediatamente i risultati durante il ceck-up

Lista dei controlli effettuati

• Campi elettromagnetici in alta frequenza
• Campi elettromagnetici in bassa frequenza (Elettrodotti)
• Presenza di WiFi e livello
• Gas Radon
• Radiazioni Nucleari Ionizzanti
• Presenza di Metano
• Presenza di fumo e  combustione
• Anidrite carbonica
• Monossido di carbonio
• Formaldeide
• Qualità dell’aria con rilievi di Idrogeno H2 – Liquid Petrolium gas LPG – Alcohol – Ammoniaca – Etanolo –  Toluolo
• Vengono inoltre rilevate la temperatura nella giornata e il grado di umidità

Tutti di Dati possono essere visualizzati in tempo reale su uno Smartphone  che si colleghi alla rete WiFi che genera lo stesso dispositivo  N1 Pro  in modo semplice e immediato.

Infine con la provetta ed i reagenti in dotazione, è possibile  controllare la qualità dell’acqua per i seguenti parametri:

• Cloro
• Durezza
• Alcalinità
• PH
• Presenza di Nitriti e Nitrati

Controlli più dettagliati dei contenuti microbiotici dell’Acqua possono essere effettuati inviando il campione da analizzare direttamente ai nostri laboratori.

Se durante i rilievi uno dei parametri dovesse superare la soglia di pericolosità, questo viene immediatamente segnalato dai Led colorati presenti sull’apparato  stesso.

L’utente può connettersi direttamente all’apparato per vedere i risultati dal vivo oppure ricevere un report di dettaglio alla conclusione  dei controlli

A conclusione dei test, se questi risultano soddisfare l normative, viene rilasciato oltre alla certificazione un Stick da applicare alla porta di accesso della sala a scopo documentale.

Qui sotto alcuni esempi di report forniti dal sistema.

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I problemi creati dalla Pandemia del, Covid19

Il periodo pandemico che stiamo vivendo ha creato una serie di difficoltà nell’espletamento delle riunioni in abito aziendale.

Le normative oggi in vigore prevedono che gli utenti indossino la mascherina, che mantengano una distanza di sicurezza bocca a bocca di almeno un metro e che evitino di toccarsi a mani libere.

Oltre a questo occorre anche prevedere prima e dopo ogni riunione alla sanificazione della sala.

Questo viene generalmente fatto utilizzando liquidi a base alcolica che vanno bene sulle superfici solide come il tavolo ma possono creare problemi se usati negli accessori di sala  come tastiere, telecomandi o touch screen a causa del contenuto acquoso che rovina la superficie dei contatti.

Una soluzione che supera tutti i problemi e facile da implementare è quella di utilizzare lampade KATARI  che emettano radiazione UV-C che si sono dimostrate in grado di eliminare ogni germe o batterio compreso quelli del Covid19.

Tali lampade non emettono per loro natura OZONO che essendo dannoso per la salute richiederebbe di arieggiare i locali dopo la sanificazione. Tuttavia la luce emessa è dannosa per gli occhi e la pelle, per questo vanno comandate da un Timer che le accenda durate le ore notturne quando non vi è presenza di personale e spente al mattino.

La sanificazione va fatta a sala vuota e per questo la lampada è dotata di un doppio rilevatore delle persone molto efficace che spegnerà la lampada appena una persona si affaccia nella sala ed emetterà  un suono di avviso pronta a riprendere il processo quando la persona si allontana.

Una volta verificato che la sala risulti esente da inquinamento, si può pensare di  migliorare la vivibilità e rendere più efficaci le riunioni.

Sino ad ora ci siamo preoccupati delle ergonomia di fruizione, di quella delle immagini, di quella del suono, della riservatezza delle riunioni, della climatizzazione, ora è il caso di pensare a soddisfare l’olfatto.

Perché soddisfare l’olfatto

Le persone ricordano gli odori con una accuratezza del 65% dopo un anno, mentre il ricordo visivo di foto ed immagini scende al 50% dopo soli tre mesi.  (www.senseofsmel.org)

Esistono seri studi sull’influenza degli odori nelle persone e come essi rappresentano una forte caratterizzazione emotiva associati a esperienze  negative o positive;  provate quindi ad immaginare di poter aumentare la produttività della riunione grazie all’introduzione di un profumo in sala riunioni.

Le ricerche hanno evidenziato ad esempio che l’essenza di gelsomino o di eucalipto aumenta l’attenzione e riduce la sonnolenza,  quindi oltre a far in modo che non ci siano odori dominanti o stagnanti in sala si dovrà garantire adeguato ricambio d’aria ma anche prevedere eventualmente profumatori comandati dal sistema di controllo Domotico della sala dove si potranno scegliere le essenze in funzione del tipo di meeting previsto.

Duncan Peberdy e Jane Hammersley sono gli autori di queste ricerca che potrete trovare in Italia presso Franco Angeli Editore in formato ebook con il titolo “Riunioni che servono davvero“.

Come organizzare e far in modo che la riunione risulti un successo dipende solo da Voi, noi possiamo aiutarvi a realizzare la Vostra sala riunioni in modo che risulti dotata di tutti gli audiovisivi necessari a renderla perfettamente fruibile dai vostri utenti.

Compilate il modulo che trovate qui sotto e aggiungete qualche foto della sala,  mandatecelo per e-mail o per fax ci servirà per effettuare la verifiche necessarie ed a proporvi preliminarmente la soluzione di una  sala per videocomunicazione giusta per VOI.